Elektroniczne zaświadczenie ZUS

Wykonawca wygenerował zaświadczenie z ZUS z systemu elektronicznego. W oryginale powinno posiadać podpis pracownika urzędu elektronicznego. Złożone zaświadczenie w oryginale jest opatrzone podpisem elektronicznym, jednak po wydruku tego podpisu nie ma. Wykonawca poświadczył złożony dokument „za zgodność z oryginałem”. Czy można uznać takie zaświadczenie za prawidłowe?

Zgodnie z § 7 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie  dokumentów wskazuje, że dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Zasady tworzenia i przekazywania dokumentów elektronicznych pomiędzy obywatelami oraz podmiotami publicznymi określają następujące przepisy:

  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2006 r., nr 206, poz.1517)
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2011 r., nr 206, poz.1216),
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006 r., nr 206, poz. 1518).http:/
  • Na podstawie powołanych przepisów, w kontaktach z podmiotami publicznymi:
  • Przekazywany dokument elektroniczny powinien zostać podpisany przez osobę, która go składa, podpisem elektronicznym akceptowanym przez adresata.
  •  System teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń (elektroniczna skrzynka podawcza) zapewnia oznaczanie doręczonych dokumentów elektronicznych danymi stwierdzającymi ważność podpisów elektronicznych w momencie ich złożenia i czas ich weryfikacji.
  • Dokumenty elektroniczne udostępnia się z zachowaniem ich integralności, o ile zostały podpisane podpisem elektronicznym, którego ważność w chwili złożenia podpisu może być zweryfikowana przez odbiorcę.
  • Kopia dokumentu elektronicznego może być sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego pisma zawierającego w szczególności:
    • jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający w razie potrzeby odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym;
    • datę wykonania wydruku.

    9. Podpisany dokument elektroniczny, który uległ powieleniu, np. podczas wysyłania pocztą elektroniczną, o ile nie został uszkodzony lub zmieniony ma wszystkie cechy oryginału. Jest uważany za oryginał a nie za kopię.

  • Prawo polskie nie definiuje dokumentu tradycyjnego, materialnego. Nie określa również nośnika na jakim powinien zostać sporządzony. Ważne jest jednak, aby  została spełniona funkcja dowodowa dla utrwalonych w nim treści oświadczenia woli lub wiedzy. Wiąże się to z trwałością materiału i techniki sporządzenia dokumentu, a jego znaczenie wynika z podpisanej informacji zawartej w dokumencie oraz kontekstu złożonych podpisów. Przy zabezpieczeniu takiego dokumentu, jako środka dowodowego, istotna jest jego treść oraz zapewnienie integralności oraz autentyczności.
  • Przyjmuje się, że prezentacja dokumentu na monitorze komputera, jak i jego wydruk, są jedynie wizualizacjami dokumentu elektronicznego zapisanego na informatycznym nośniku danych./źródło: www.zus.pl/default.asp?p=1&id=4612/

Krajowa Izba Odwoławcza/ KIO  225/2015/ opowiedziała się  za tym , iż wydruk elektronicznego zaświadczenia z systemu ZUS nie stanowi, na wzór odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego dokumentu urzędowego, niewymagającego dalszego poświadczania za zgodność z oryginałem. “Dokument wygenerowany z danego systemu będzie posiadał moc urzędową [będzie funkcjonował w obrocie jako oryginał] tylko wtedy, jeśli odpowiednia ustawa tak przewiduje.W przypadku zaświadczeń wygenerowanych z ZUS ustawa nie przewiduje takiej możliwości. Izba zwraca również uwagę na informację zamieszczoną na stronie internetowej ZUS www.e-inspektorat.zus.pl z bieżącego roku, w której podano m.in. cechy wydawanego urzędowego zaświadczenia, nie wskazując na wydruki ze strony internetowej.  Izba zwróciła uwagę na informację zawartą w treści wydruku załącznika nr 8, że „Zaświadczenie zostało wydane na wniosek płatnika na podstawie art. 50 ust.4 i art. 123 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych”, jednakże pierwszy z przepisów dotyczy właśnie wymaganego wniosku płatnika, a drugi – odnosi się do wydawania zaświadczeń w formie elektronicznego dokumentu opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.  Tak jak podkreśla się w literaturze przedmiotu, zaświadczenie wydane w formie dokumentu elektronicznego może być używane jako dokument urzędowy jedynie w obrocie elektronicznym. Wydruk takiego elektronicznego zaświadczenia będzie tylko kopią takiego dokumentu. Izba zwraca także uwagę, że podpis elektroniczny funkcjonuje tylko w postaci elektronicznej, jako algorytm obliczeniowy, a poza pamięcią komputera – po wydrukowaniu dokumentu opatrzonego takim podpisem, taki podpis nie funkcjonuje. Podpisu elektronicznego nie można odwzorować w żadnej innej postaci niż elektroniczna. Według ustaleń Izby, adnotacja na zaświadczeniu o treści „Dokument został podpisany, aby go zweryfikować należy użyć oprogramowania do weryfikacji podpisu” nie tyle pozwala na weryfikację podpisu [cokolwiek to znaczy], ale służy potwierdzeniu, że taki dokument został wystawiony”.

Odpowiedź:

Wykonawca może posłużyć się tradycyjnym zaświadczeniem ZUS w formie oryginału lub kopii poświadczonej  przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem.

W przypadku zaświadczenia elektronicznego Wykonawca może złożyć zaświadczenie  przesyłając zamawiającemu na skrzynkę e-mail elektroniczne zaświadczenie, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Możliwość składania dokumentów w formie elektronicznej potwierdził jednoznacznie Sąd Okręgowy w Kaliszu / Syg.akt II Ca 675/14/uznając, iż zamawiający nie ma prawa ograniczać możliwości przyjmowania dokumentów potwierdzających spełnienie warunków wyłącznie do formy papierowej.

W przypadku wydruku elektronicznego Wykonawca musi uwierzytelnić go ‘”za zgodność z oryginałem”. Kopia wydruku powinna zawierać: jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający w razie potrzeby odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym, datę wykonania wydruku. Taki wydruk  zaświadczenia ZUS należy uznać za prawidłowy.

Zobacz też; Zaświadczenie ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne – forma i data jego wystawienia a podstawa do wykluczenia wykonawcy

Facebooktwitter